La personne morale ou compagnie se distingue de toutes les autres formes d'entreprise; en effet, la compagnie a sa propre personnalité juridique qui est distincte de celle de ses actionnaires, administrateurs et dirigeants. Par conséquent, la compagnie peut poursuivre et être poursuivie en son propre nom et elle peut posséder elle-même des biens. Une compagnie est constituée lorsque, suivant le dépôt de tous les documents constitutifs, l'Inspecteur général des institutions financière émet le certificat de constitution de cette compagnie.

Chaque compagnie comprend des actionnaires, des administrateurs et des dirigeants. Comme leur nom l'indique, les actionnaires sont ceux à qui appartiennent les actions de la compagnie. En raison du droit de vote que confèrent généralement certaines catégories d'actions, leurs détenteurs contrôlent la compagnie. S'il n'y a qu'un seul actionnaire votant, cette personne a le contrôle absolu de la compagnie. Par ailleurs, si la compagnie compte plusieurs actionnaires, le contrôle appartient à celui ou ceux qui possèdent la majorité des droits de vote eut égard aux actions qu'ils détiennent (c'est-à-dire plus de 50 % des droits de vote). Généralement, chaque action confère le droit à un vote, de sorte que la personne ayant le plus grand nombre d'actions a le plus grand nombre de votes. Les autres actionnaires sont appelés «actionnaires minoritaires», puisqu'ils détiennent un nombre minoritaire d'actions votantes de la compagnie, si bien qu'ils ont peu de contrôle sur celle-ci.

La compagnie possède des caractéristiques qui lui sont propres et qui en amènent plusieurs à favoriser ce type d'entreprise. Ces caractéristiques sont, notamment :

• Responsabilité limitée. En général, les actionnaires ne sont pas responsables des dettes et autres obligations de la compagnie; les créanciers n'ont des droits qu'à l'égard de la compagnie elle-même et non à l'égard des actionnaires; toutefois, dans certains cas, les créanciers demandent à l'actionnaire de fournir une garantie personnelle, si bien que l'actionnaire ne bénéficie pas de la responsabilité limitée.
• Existence perpétuelle Les changements d'actionnaires ou d'administrateurs, notamment s'ils décèdent ou s'ils prennent leur retraite, n'ont aucune incidence sur l'existence de la compagnie puisque celle-ci a une personnalité juridique distincte.
• Accès au capital. La compagnie a accès à plus de sources de capital. Par exemple, les compagnies peuvent émettre diverses catégories d'actions et d'autres instruments d'emprunt comme les obligations.
• Avantages fiscaux. La compagnie bénéficie de certains avantages fiscaux notamment, un taux d'imposition inférieur lorsqu'on le compare aux taux d'imposition aux particuliers, ainsi que des déductions accordées aux petites entreprises.

Par ailleurs, la compagnie est assujettie à certaines formalités et à certains frais, à savoir :

• Coûts de démarrage. Les droits de constitution et de dépôt de documents d'une compagnie sont plus élevés que les droits payables par les entreprises individuelles ou les sociétés.
• Obligations envers les actionnaires. La compagnie est obligée de tenir des assemblées, d'élire des administrateurs et de fournir certains renseignements aux actionnaires.
• Fractionnement du revenu de la compagnie. Les revenus tirés d'une entreprise constituée en compagnie peuvent être fractionnés de plusieurs façons. Par exemple, les membres de votre famille peuvent être des employés de la compagnie et se voir toucher un salaire; vous pouvez vous-même vous faire payer un salaire ou un boni et la partie restante peut être laissée dans la compagnie. La combinaison qui minimisera le montant d'impôt que vous aurez à payer variera selon l'entreprise.

Il n'y aucune obligation légale qu'un avocat constitue votre compagnie. Vous pouvez même préparer les formulaires gouvernementaux vous-mêmes; toutefois, pour ce faire, vous devez être familier avec les lois et les règlements de la juridiction sous laquelle vous avez l'intention de constituer. Ou, vous pouvez vous fier à CentreCorporatif.ca afin de sauver temps et argent! Vous n'avez qu'à compléter le formulaire d'informations et nous nous occupons du reste.

Toute compagnie doit avoir une dénomination acceptable au moment de sa constitution; en effet, la compagnie exercera alors ses droits et remplira ses obligations sous cette dénomination. Il est difficile de choisir une dénomination sociale parce que celle-ci doit être conforme à un grand nombre d'exigences légales et réglementaires. Par conséquent, pour accroître les chances que la dénomination sociale que vous proposez soit acceptée, il est recommandé de choisir une dénomination qui décrive bien votre entreprise (élément descriptif) et qui soit aussi spécifique et distincte que possible (élément distinctif). Si la dénomination sociale que vous proposez renferme des noms communs et populaires, vos chances qu'elle soit acceptée diminuent considérablement.

Dans certains cas, vous pouvez décider de prendre en charge une entreprise individuelle ou une société existante qui porte une raison sociale semblable ou identique à la dénomination sociale proposée de votre compagnie. Dans ce cas, les statuts de constitution de la compagnie doivent être accompagnés d'un ou des documents suivants :

1. un formulaire de consentement signé par le propriétaire de l'entreprise individuelle ou par tous les associés, selon le cas;
2. un engagement du propriétaire de l'entreprise individuelle ou de la société à l'effet que les procédures de dissolution seront entreprises ou que la raison sociale de l'entreprise sera modifiée avant que la compagnie proposée ne commence à exercer ses activités;
3. une déclaration du propriétaire de l'entreprise individuelle à l'effet qu'il soit, en fait, l'unique propriétaire ou une déclaration, par un associé, à l'effet que le consentement et l'engagement ont été signés par tous les associés.

Pour accélérer le processus de constitution et pour permettre la délivrance presque instantanée de votre certificat de constitution, une compagnie peut, à la demande du ou des fondateurs, demander aux autorités compétentes de lui assigner un numéro de matricule en guise de dénomination sociale. Le numéro de matricule qui sera assigné lors du dépôt des statuts de constitution est suivi des mots « Canada Inc. », « Québec inc.» ou autres du même type selon la juridiction. En outre, la compagnie peut enregistrer dans la province où elle prévoit faire affaires et selon les lois et règlements de cette province, un autre nom (« nom commercial », « nom d'emprunt », « raison sociale ») lequel pourra être utilisé par la compagnie dans ses activités commerciales. La compagnie peut alors être connue par sa clientèle comme faisant affaires sous cet autre nom. Bien que la compagnie doit être identifiée par sa dénomination sociale réelle (c'est-à-dire, le numéro de matricule suivi de la mention requise selon la juridiction) pour toutes les questions et rapports officiels et juridiques (contrats, factures, commandes de marchandises ou de services, effets de commerce), la compagnie peut utiliser son autre nom pour ses enseignes extérieures, ses cartes d'affaires, son papier en-tête, etc. La compagnie peut, à une date ultérieure, demander que son numéro de matricule soit remplacé par une véritable dénomination sociale. Pour ce faire, il lui faudra alors déposer des statuts de modification auprès des autorités compétentes et acquitter les droits prescrits.

Bien qu'il puisse être avantageux d'utiliser une compagnie à numéro de matricule, puisqu'on évite ainsi les retards et les frais qu'entraînent la recherche et la réservation d'une dénomination sociale, une telle compagnie ne répond pas aux besoins de tous. Notamment parce qu'une compagnie à numéro de matricule n'est pas en soi une source d'informations ou de publicité puisqu'elle ne décrit nullement l'entreprise et qu'il s'agit là d'une des principales considérations dont plusieurs tiennent compte lorsqu'ils choisissent une dénomination sociale.

Si vous décidiez de constituer une compagnie avec une dénomination sociale, CentreCorporatif.ca obtiendra pour vous un rapport de recherche de noms et l'inclura avec la demande de constitution.

En décidant s'il y a lieu de constituer votre entreprise en compagnie, vous devez également vous demander s’il est préférable de la constituer en vertu des lois fédérales (c'est-à-dire une société par actions en vertu des lois du Canada), des lois du Québec ou même des lois d’une autre province.

Si vous ne prévoyez exploiter votre entreprise qu'au Québec, vous pouvez choisir de constituer une compagnie en vertu de la partie 1A de la Loi sur les compagnies (Québec). Si vous avez l'intention d'exploiter une entreprise au Québec et dans d'autres provinces canadiennes, il pourrait alors être préférable de constituer votre compagnie en vertu de la Loi canadienne sur les sociétés par actions et de l’immatriculer ou l’enregistrer dans chaque province dans laquelle vous exercerez vos activités, selon les règles en vigueur dans chacune desdites provinces.

Il existe toutefois plusieurs autres facteurs à considérer avant de choisir la juridiction appropriée, tel le lieu de résidence des administrateurs, les droits prescrits par chacune des juridictions, l’appartenance à un groupe de compagnies existantes, etc.

Nous vous encourageons à prendre contact avec les autorités concernées ou les professionnels appropriés afin de faire le meilleur choix possible.

Pour savoir où vous devriez constituer votre entreprise, vous devez décider si elle doit être constituée sous le régime des lois fédérales canadiennes (c’est-à-dire une corporation à charte fédérale) ou sous le régime des lois d’une des provinces du Canada (c’est-à-dire une corporation à charte provinciale).

Les deux options renferment des avantages et des inconvénients et il n’existe pas de solution parfaite. La juridiction que vous choisirez pourrait dépendre de vos réponses aux questions suivantes :

Avez-vous l’intention d’exercer vos activités dans plus d’une province? S’il y en a, quel pourcentage des administrateurs de la corporation seront des résidents canadiens? Voulez-vous avoir 2 rapports annuels (un pour le fédéral et un pour le provincial)? Voulez-vous économiser de l’argent maintenant pour la constitution, même si cela pourrait vous coûter plus cher à long terme?

Voici les facteurs les plus communs qui sont pris en compte pour décider du lieu de constitution.

ENREGISTREMENTS EXTRA-PROVINCIAUX

Si vous avez l’intention d’exercer vos activités dans une seule province, vous pouvez décider de constituer une corporation à charte provinciale sous le régime des lois de cette province, ou encore une corporation à charte fédérale.

Une corporation à charte fédérale est généralement autorisée à exercer ses activités n’importe où au Canada sous son nom, et doit être enregistrée dans la province où elle exerce ses activités. Il y a généralement des frais d’enregistrement provinciaux (sauf en Ontario) qui doivent être ajoutés aux frais de constitution d’une corporation à charte fédérale (détails ci-bas).

Les exigences relatives à l’enregistrement extra-provincial dans la province d’une corporation à charte fédérale doivent généralement être satisfaites dans les 30 à 60 jours suivant le début des activités dans la province.

Le prix de l’enregistrement extra-provincial est abordé plus bas.

PROTECTION ET UTILISATION DE LA DÉNOMINATION SOCIALE

La constitution à charte fédérale a probablement le critère le plus rigoureux en ce qui a trait à l’autorisation d’utiliser un nom comme dénomination sociale. De nombreux facteurs sont pris en compte par les inspecteurs de corporations à charte fédérale. Une fois que le nom est approuvé, celui-ci offre une protection juridique considérable, quoique moins importante que les marques de commerce.

La plupart des provinces n’offrent que très peu de protection quant à l’utilisation et accorderont presque n’importe quel nom à condition qu’il ne soit pas identique à un autre. De plus, si une protection est assurée, elle est limitée à cette province, contrairement aux corporations à charte fédérale, lesquelles bénéficient d’une protection à l’échelle du Canada.

Par exemple, une corporation à charte fédérale dont le siège social est enregistré en Ontario doit fournir certains documents sur l’entreprise au gouvernement de l’Ontario. Si la corporation utilise un nom différent de sa dénomination sociale, celui-ci doit également être enregistré, conformément à la Loi sur les noms commerciaux. Le gouvernement de l’Ontario facture 60 $ un enregistrement de cinq ans.

COÛTS DE CONSTITUTION

L’un des plus importants facteurs pris en compte par les petites entreprises lorsqu’elles décident de constituer une corporation est le coût de constitution. La juridiction de la constitution devient automatiquement le facteur de décision car les frais gouvernementaux ne sont pas les mêmes.

Voici les frais de constitution actuels des différentes juridictions canadiennes :

De plus, si vous constituez une corporation à charte fédérale, vous devez aussi effectuer un enregistrement extra-provincial. Les frais provinciaux pour une corporation à charte fédérale dont le siège social est enregistré dans cette province sont actuellement les suivants (ces frais s’ajoutent aux frais de constitution fédérale de 200 $ indiqués ci-dessus) :

Comme vous pouvez le constater, et dans la plupart des cas, il en coûte plus cher de constituer une corporation à charte fédérale. La seule exception étant l’Ontario, où il n’y a aucuns frais d’enregistrement provincial.

EN FAIT, IL EN COÛTE MOINS CHER DE CONSTITUER UNE CORPORATION À CHARTE FÉDÉRALE QU’UNE CORPORATION À CHARTE ONTARIENNE EN ONTARIO.

Des dépôts annuels viennent s’ajouter à ces frais. Pour une corporation à charte fédérale, il faut compter 2 dépôts de rapports annuels (20 $-40 $ par an). Pour les corporations à charte provinciale, il n’y en a qu’un.

EXIGENCES RELATIVES AU LIEU DE RÉSIDENCE DES ADMINISTRATEURS

Un autre facteur qu’il peut être important de considérer en vue de choisir le lieu de la constitution est celui des exigences relatives à la résidence au Canada dans chaque juridiction. Cet aspect est tout particulièrement pertinent pour les étrangers qui se lancent en affaires au Canada. Si ces exigences ne sont pas satisfaites, vous ne pouvez pas constituer une corporation dans cette juridiction.

Voici les exigences actuelles relatives à la résidence pour chaque juridiction canadienne :

DURÉE DE TRAITEMENT DES DEMANDES DE CONSTITUTION

Un autre facteur qu'il importe de prendre en considération lorsque vous décidez de constituer une corporation est celui du temps que cela va prendre. Certaines juridictions sont considérablement plus rapides que d’autres. Vous trouverez ci-dessous la durée usuelle de traitement (en jours ouvrables) pour obtenir un certificat de constitution après avoir soumis les statuts constitutifs. Veuillez noter que l’approbation des dénominations sociales peut engendrer des retards.

D’autres facteurs sont à considérer lorsque vous choisissez le lieu de constitution de votre entreprise : les avantages et les inconvénients des lois sur les sociétés et des régimes fiscaux de chaque juridiction. Si vous désirez obtenir des renseignements supplémentaires afin de pouvoir prendre une décision éclairée quant au lieu de constitution de votre entreprise, nous vous suggérons d'entrer en contact avec des experts juridiques et fiscaux.

Les juridictions exigent que la demande de constitution soit accompagnée des droits prescrits par la loi (frais de constitution du gouvernement visé). La demande de constitution sera préparée par CentreCorporatif.ca lorsque vous aurez complété notre formulaire. Les droits prescrits varient selon la juridiction. Vous trouverez ci-dessous les montants prescrits pour chaque juridiction.

De plus, si vous décidiez de constituer une compagnie avec une dénomination sociale (nom corporatif), un rapport de recherche de noms devra accompagner la demande de constitution.

Les droits prescrits varient selon la juridiction.

Un agent de référence peut vous fournir une adresse pour fins de qualification à certaines exigences légales ou réglementaires relatives au maintien d'une adresse de siège social ou de lieu d'affaires. Ils accusent réception de tous les documents reçus du gouvernement et les font parvenir à votre adresse postale.

Certaines provinces exigent que la compagnie ait un agent de référence. Certaines compagnies utilisent à cette fin les services d'avocats ou autres professionnels.